«Визитные карточки»

Переход экономики стран СНГ к рыночным отношениям связано ломкой многих стереотипов нашего мышления. Хорошо обкатанные за 70 лет схемы управления и деловой коммуникации в условиях жесткой централизации мало или почти не подходят к условиям рынка. Устранение монополии государства на внешнеэкономические связи возродил интерес к этике деловой коммуникации, нормам и правилам общения между партнерами как у себя в стране, так и за рубежом.

Еще несколько лет назад визитным карточкам как элементу деловой коммуникации просто не было места в существующей у нас командно-административной системе, тогда как наши зарубежные партнеры, особенно в развитых странах Европы и США; всегда придавали визитным карточкам большое значение. Используются визитные карточки в следующих случаях: информирование в момент знакомства о себе и о предприятии, в котором работаете; информирование о своем существовании лиц; в контактах с которыми заинтересованы;
— поддержание контактов с партнерами, поздравление с праздником или иным событием:
— выражение благодарности, соболезнования, а также сопровождение цветов или подарка.

В зависимости от предназначения можно выделить шесть основных типов визитных карточек:

Вариант А

На визитной карточке указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, наименование и адрес организации, в которой работает данное лицо, а также его рабочий и, при необходимости, домашний телефон. Это классический пример деловой визитки. Изготавливается она исключительно на белом картоне четко установленного размера (9×5 см). Текст печатается отчетливым черным шрифтом. Единственное допустимое цветное пятно — это рекламный знак фирмы в верхнем левом углу. Наверху — название фирмы, где работает владелец. По центру — имя и фамилия (в нашей практике — фамилия, имя и отчество).

Под ними — занимаемая должность. В левом нижнем углу — адрес фирмы, в правом — телефоны. Нередко рядом с телефонами печатаются оптимальные часы для связи. Данный тип карточки используется при состоявшемся знакомстве и применяется как мягкая, ненавязчивая форма проявления Вашего интереса и выражение надежды на сотрудничество.

Вариант Б

Карточки этого типа используются для специальных и представительских целей. Если Вам вручают такую карточку, это значит, что Ваш собеседник просто представляет себя для об-пегченпя общения и не настроен на продолжение знакомства. Просить его написать на карточке свои координаты не следует.

Вариант В

Представленный тип визитной карточки используется лицами, занимающими высокий должностной уровень (например, министрами, руководителями крупных компаний, наместниками президента и т.п.). Применяется такая карточка на неофициальных встречах, например, для вручения дамам.

Вариант Г

Данная карточка используется супругой и довольно скупа на информацию.

Вариант Д

Совместная или семейная визитная карточка. На карточке указывается фамилия, имена и отчества супругов, а также их домашний адрес и телефон.

Вариант Е

Визитная карточка фирмы, предприятия, организации или отдела. Представленный тип карточки используется в целях поздравления партнеров от имени Вашей фирмы, например, в День независимости, на Рождество и т.п.

В практике деловых коммуникаций существует масса отличий от вышеприведенных основных типов карточек, которые употребляются за пределами бизнес-сферы. Это могут быть визитки деятелей искусства, науки, церкви и пр. Размер таких карточек, шрифт, расположение текста и цвет бумаги не регламентируются строгими правилами и поэтому могут быть различными. Они могут быть выполнены на различных материалах самых разнообразных цветов и самыми вычурными шрифтами. Встречаются также визитные карточки с цветным фото ее владельца. Бывают визитные карточки, сложенные вдвое, как книжечка, с указанием расположения фирмы, подъезда к ней места стоянки автомобилей и т.п.

Иностранные партнеры хорошо ориентируются в разновидностях визитных карточек, для них это азбука деловых отношений. Рассмотрим основные положения:
1. Направление визитной карточки равноценно визиту.
2. Более вежливо оставлять визитную карточку лично.

Визитная карточка, оставляемая владельцем при личном посещении лицу, которому она предназначалась, должна быть с загнутым уголком. Некоторые придают значение тому, как и какой уголок визитной карточки отогнут — верхний, нижний, а также с какой стороны. Поэтому, чтобы избежать недоразумений, связанных с неправильным в разных странах толкованием загиба, рекомендуется загибать весь левый край карточки на 1/4, так чтобы отчетливо просматривался его след, затем расправить карточку. Таким образом, загнутая карточка оставляется в тех случаях, когда по каким-либо причинам Вас не смогли принять. Оставляется она либо в офисе, либо в резиденции партнера и свидетельствует о том, что Вы лично оставили ее, а это знак наибольшего уважения и почтения.

Визитную карточку, представляемую через посредника (курьера или шофера), или по почте, заламывать не нужно. Рекомендуется, по возможности, написать несколько слов на карточке. Такая запись не допустит возможность использовать ее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях. Если карточка оставляется лично, надпись на конверте делается карандашом, если же отправляется по почте — чернилами.

3. Ответы на визитные карточки должны даваться в течение суток и также визитными карточками.
Подписи на карточках, сделанные от руки, имеют следующие значения:
P.R. — /Pour remercier/ — выражение благодарности;
P.F. — /Pour feter/ — поздравление по случаю праздника;
P.F.C. — /Pour faire connaissance/ — выражение удовлетворения знакомством;
P.F.N.A. — /Pour feliciter Nouvel An/ — поздравления по случаю Нового года;
Р.Р.С. — /Pour prendre conge/— выражение прощания при окончательном отъезде;
Р.С. — /Pour condoleances/ — выражение соболезнования:
P.P. — /Pour presentation/— заочное представление.

Допустим. Вас поздравили с праздником. Надписав на своей карточке в левом нижнем углу аббревиатуру P.R., лучше всего ее в тот же день выслать своему партнеру. Благодарить за поздравление партнера по телефону или вручать ему свою карточку с выражением благодарности лично не принято. Если же Вы это сделали, то в первом случае, воспользовавшись Вашим звонком и выслушав благодарность, партнер может навязать деловой разговор для обсуждения конкретного вопроса, к которому вы, может быть, и не готовы; во втором случае — вполне возможен такой вариант, когда личная встреча, на которой Вы планировали отдать свою карточку, по каким-либо причинам не состоится. В обоих случаях Вы будете выглядеть недостаточно воспитанным.

Находясь в чужой стране во время национальных праздников, Вы должны первым поздравить своих партнеров. Не бойтесь, что, например, в Японии не поймут аббревиатуру соответствующих французских фраз. Существующие правила, нормы и традиции, стандартная международная символика одинаково понимаются во всех цивилизованных странах. На визитных карточках можно делать и более развернутые надписи, обычно от третьего лица, например: “Благодарит за внимание”, “Наилучшие пожелания в Новом году”, “Сердечно благодарен”, “Желает всего самого доброго”.

Заочное представительство в стране пребывания обычно осуществляется следующим образом. Прежде всего. Вы знакомитесь с консулом, послом или любым официальным лицом достаточно высокого ранга в посольстве своей страны. Проинформировав его о цели своего визита и желании познакомиться с интересующим лицом. Вы берете его визитную карточку. Далее, поставив на ней надпись P.P., Вы отправляете ее адресату вместе со своей карточкой. Карточка консула — гарантия серьезности Ваших намерений, и если интересующий Вас бизнесмен готов с Вами познакомиться, он вышлет свою визитную карточку. В этом случае Вы звоните по указанному в ней телефону и договариваетесь конкретно о встрече.

При отъезде из страны пребывания свои визитные карточки с аббревиатурой Р.Р.С. Вы оставляете партнерам, с которыми хотели бы поддерживать отношения и в дальнейшем.

4. При состоявшемся знакомстве первым, обычно, оставляет свою карточку то лицо, занимаемая должность которого ниже. Если партнеры находятся примерно на одном уровне, то во внимание принимается возраст и первым подает карточку лицо, которое моложе по возрасту. В случае же возникновения сомнения. По старому французскому протоколу, вручает свою визитную карточку первым тот партнер, который окажется более вежливым.

5. В резиденции супругов неженатые мужчины оставляют две визитные карточки: одну для мужа, другую — для супруги.

6. Супружеская пара в доме супругов оставляет две визитные карточки: одну (карточку супруги) — для мужа, вторую (совместную) — для жены.

В Великобритании семейные карточки не применяются. Поэтому в этой стране, будучи в резиденции супругов, оставляйте одну карточку для мужа и вторую карточку — для жены.

7. В доме холостого мужчины женщина свою карточку не оставляет. В США на визитных карточках холостых мужчин и незамужних женщин, а также семейных карточках указывается адрес. На карточке женатого мужчины адрес не проставляется, поскольку подразумевается, что она оставляется вместе с совместной. Имя указывается после Mr. Для мужчин и Mrs. — для замужних женщин; Miss — употребляется на визитных карточках девушек старше 18 лет. На “визитках” девушек и юношей моложе данного возраста указывается лишь имя и фамилия.

8. После представления женщине мужчина обязан, по возможности, скорее, но не позднее, чем в течение недели, направить ей свою карточку для ее супруга, даже если он и не был ему представлен. Было бы предпочтительнее перед тем. Как сделать этот вежливый жест, самому представиться супругу, если он не отсутствует.

Цель ясна: создать как можно более разветвленную сеть контактов. Вполне возможно, что через некоторое время один из супругов Вам понадобится.

9. Если женщина представляется другой женщине и намерена в дальнейшем поддерживать с ней отношения, если она старше пли же представляющаяся женщина замужем за лицом, положение которого в обществе либо на службе выше положения ее супруга, то она первой оставляет свою карточку. Замужняя женщина оставляет две карточки, даже если ее муж не знаком с этой женщиной. 10. Всем гостям, присутствовавшим на завтраке, обеде или вечернем приеме (исключая приглашения на чай), следует отправить хозяевам письма с выражением благодарности или оставить в доме хозяина в течение недели визитную карточку.

11.Высокопоставленные иностранные лица, находящиеся в стране проездом, оставляют свои визитные карточки в течение 24-х часов после приезда, отвечать на них тоже следует не позднее суток.

С визитками можно пересылать подарки (цветы, альбомы, киши, журналы, билеты в театр, на выставку, программы, фотографии), иногда они посылаются вместе с письмом.